仕事を効率化し、自分の時間を確保する方法
はじめに
転職を考えている公務員の皆さん、あるいは資格試験に挑戦している方々にとって、「時間の使い方」は非常に重要なテーマです。仕事に追われる日々の中で、自分の時間を確保し、効率的に業務をこなすことができれば、人生の選択肢も広がります。
今回紹介するのは、バック大学の瀬戸さんの著書で、仕事を効率化し、自分の時間を生み出すための実践的なノウハウが詰まった一冊です。「なくす」「減らす」「変える」という3つの視点でタスク管理を行うことで、仕事の生産性を向上させる方法を学びましょう。
仕事に追われない働き方とは？
仕事を「なくす」「へらす」「かえる」の3ステップ
瀬戸さんは、仕事の効率化には以下の3つのステップが重要であると述べています。
| ステップ | 説明 |
|---|---|
| なくす | そもそもやらなくてもいい仕事を排除する |
| へらす | 仕事の負担を軽減する工夫をする |
| かえる | タスクの進め方を見直し、より効率的な方法を導入する |
まず、「これは本当に必要な仕事なのか？」を自問自答し、やらなくても支障がないものは削減しましょう。その上で、作業時間を短縮する工夫を取り入れ、より効率的にこなせる方法を模索します。
「やるべき仕事」の見極め方
次の質問を自分に投げかけてみましょう。
- 「これは何のための仕事か？」
- 「やらなかったら何が起こるのか？」
このように考えることで、単なる「慣習として続いている仕事」や「重要度の低い仕事」を見つけ出し、削減できます。
時間を守るためのコミュニケーション
仕事を減らすための「断る力」
仕事が溢れてしまう大きな要因の一つは、「断れない」ことです。断るときは、以下の4つのポイントを意識するとスムーズです。
- 感謝を伝える（例：「お声がけありがとうございます。」）
- 断る理由を説明する（例：「現在、他の業務に集中しており、対応が難しいです。」）
- 代替案を提示する（例：「○○さんに相談してみるのはどうでしょうか？」）
- 誠意をもって伝える（例：「申し訳ありませんが、ご理解いただけますでしょうか？」）
会議・メールの効率化
- 会議の時間を短縮する工夫
- 事前に議題を共有し、議論をスムーズに進める
- 決定事項を明確にし、ダラダラとした会話を避ける
- メールの整理術
- ToDoリストを兼ねて自分宛にメールを送る
- すぐに返信できるものはその場で処理し、後回しにしない
集中できる時間を確保する
スケジュールの先取り
「時間がない」と感じる理由の多くは、自分の時間が確保できていないからです。その対策として、
✅ Googleカレンダーで「自分の時間」をブロックする ✅ 他人に予定を決められないよう、事前にスケジュールを確保する
特に、資格試験の勉強をしている人は、毎日決まった時間を先に押さえることが重要です。
効果的な休憩の取り方
仕事や勉強のパフォーマンスを上げるためには、適度な休憩が必要です。
| 休憩方法 | 効果 |
|---|---|
| ポモドーロ・テクニック（25分作業＋5分休憩） | 集中力を維持しやすい |
| ストレッチや軽い運動 | リフレッシュ効果が高い |
| 深呼吸や瞑想 | ストレスを軽減し、頭をクリアにする |
「長時間ダラダラ作業する」よりも、「短時間集中＋適度な休憩」の方が、結果的に生産性が向上します。
仕事を終わらせるための習慣
目標を「定時退社」に設定する
瀬戸さんの本では、「定時で帰ることを目標にする」ことが推奨されています。
✅ 定時で帰ると決めることで、仕事の効率が上がる ✅ 時間内に終わらせる意識が生まれる ✅ 無駄な残業を減らし、プライベートの時間を確保できる
転職を考えている公務員の方も、「仕事に追われて転職活動や資格試験の準備ができない」という状況を回避するために、まずは「定時退社を目標にする」ことが重要です。
スケジュールの管理を習慣化する
日々の業務を見直し、やるべきことを最適化する習慣をつけましょう。
✅ 朝にその日のタスクを確認する ✅ 終業前に翌日の予定を整理する ✅ 不要なタスクを削減する努力を続ける
まとめ
📌 仕事を効率化し、自分の時間を確保するポイント
- 不要な仕事は「なくす」「減らす」「変える」
- 断る力を身につけ、仕事量をコントロールする
- 集中できる時間を確保し、スケジュールを先に押さえる
- 適度な休憩を取りながら、パフォーマンスを維持する
- 「定時退社」を目標にし、効率的に働く
- 転職を考えている公務員や資格試験に挑戦する方にとって、この本は非常に役立つ一冊です。効率的に仕事をこなし、自分の時間を確保することで、新たなキャリアやスキル習得に向けた準備ができるようになります。ぜひ、実践してみてください！
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
